Hỏi: Việc các cơ quan nhà nước lập sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu nhằm mục đích gì?
Trả lời: Luật Tiếp cận thông tin quy định trách nhiệm của cơ quan nhà nước tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin và vào sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu (Khoản 1 Điều 26).
Việc thiết lập sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu trước tiên nhằm theo dõi về tình trạng giải quyết đối với từng yêu cầu cung cấp thông tin của công dân, bảo đảm cho cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin theo dõi được tiến độ xử lý yêu cầu, bảo đảm việc giải quyết yêu cầu thông tin đúng thời hạn quy định. Bên cạnh đó, việc thiết lập sổ cũng giúp cho cơ quan theo dõi, thống kê, xây dựng báo cáo tình hình cung cấp thông tin về các nội dung như: số lượng yêu cầu cung cấp thông tin; số lượng yêu cầu cung cấp thông tin bị từ chối, gia hạn; kể cả các thông tin liên quan đến khiếu nại; chi phí cung cấp thông tin;...
Việc lập và cập nhật sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu còn giúp cơ quan nắm được tình hình yêu cầu cung cấp thông tin tại cơ quan mình để kịp thời có những giải pháp thích hợp nhằm khắc phục những hạn chế, tăng cường những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động cung cấp thông tin và bố trí hợp lý đơn vị, người làm đầu mối cung cấp thông tin cho công dân; trang bị các phương tiện kỹ thuật, công nghệ thông tin, địa điểm cung cấp thông tin tại trụ sở cơ quan cho phù hợp với nhu cầu tiếp cận thông tin của công dân.
Chẳng hạn, qua theo dõi, cơ quan nhà nước có thể nhận thấy thông tin nào được yêu cầu nhiều thì cơ quan có thể xem xét việc công khai thông tin đó một cách rộng rãi. Cũng qua theo dõi, cơ quan nhà nước có thể biết được người yêu cầu đã có bao nhiêu lần yêu cầu cung cấp một thông tin hay họ có cùng lúc gửi nhiều yêu cầu cung cấp thông tin hay không... Theo dõi việc xử lý yêu cầu cung cấp thông tin cũng là biện pháp hữu hiệu bảo đảm thông tin được cung cấp đúng pháp luật và thông tin mật được loại bỏ trước khi cung cấp.
Để tiện cho việc theo dõi và tổng hợp, thống kê, sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu cần được thiết lập bằng giấy và bằng phần mềm điện tử. Luật Tiếp cận thông tin và Nghị định số 13/2018/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Tiếp cận thông tin không quy định nội dung cụ thể của sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu. Tùy thuộc vào phạm vi thông tin cung cấp theo yêu cầu của cơ quan và các nội dung cần theo dõi, thống kê, báo cáo, cơ quan cung cấp thông tin thiết lập sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu phù hợp với cơ quan mình. Tuy nhiên, có một số gợi ý đối với nội dung của sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu mà cơ quan cung cấp thông tin có thể tham khảo, đó là: Số thứ tự yêu cầu; ngày nhận được yêu cầu; thông tin về người yêu cầu; tóm tắt nội dung yêu cầu; số trang yêu cầu; văn bản, hồ sơ, tài liệu yêu cầu; quyết định từ chối cung cấp thông tin,… Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu giữ, tra cứu, có thể nghiên cứu thiết kế sử dụng phiên bản điện tử sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu với nhiều nội dung như trên, còn phiên bản giấy thì chỉ ghi tóm tắt các nội dung về ngày nhận yêu cầu, người yêu cầu, văn bản, hồ sơ, tài liệu yêu cầu...