UBND tỉnh Khánh Hòa vừa
ban hành văn bản chỉ đạo tăng cường
hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ và bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu trong
quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, đơn vị hành chính.
Công
tác quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Ảnh minh họa
(Nguồn: https://baochinhphu.vn)
Theo đó, Chủ tịch UBND
tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường kiểm tra, rà soát công tác
lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc, kịp thời
chấn chỉnh những hạn chế được phát hiện, đồng thời đẩy mạnh tuyên truyền, phổ
biến pháp luật và tập huấn nghiệp vụ, bảo đảm thực hiện đúng Luật Lưu trữ năm
2024.
Bên cạnh việc thường
xuyên kiểm tra, rà soát toàn bộ hồ sơ, tài liệu hiện đang quản lý, các cơ quan,
đơn vị, địa phương phải tổ chức lập hồ sơ công việc, thu thập, phân loại, chỉnh
lý, xác định thời hạn bảo quản và lập danh mục theo quy định. Ngoài ra tình trạng
tài liệu tồn đọng, phân tán, chưa được lập hồ sơ hoặc sắp xếp thiếu khoa học phải
khẩn trương thực hiện khắc phục. Cùng với đó, công tác quản lý, bảo quản và
giao nộp tài liệu vào Lưu trữ hiện hành, Lưu trữ lịch sử cũng cần phải được thực
hiện nghiêm túc, tạo thuận lợi cho tra cứu, khai thác và sử dụng.
Đối với tài liệu hết thời
hạn lưu trữ, các đơn vị có trách nhiệm rà soát, xác định giá trị, lập danh mục
và hoàn thiện hồ sơ đề nghị hủy đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; không tự ý
tiêu hủy tài liệu khi chưa thực hiện đầy đủ các quy định. Mặt khác, các cơ quan
phải dự kiến, bố trí kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn, đủ diện tích; đồng thời đảm bảo
công tác an toàn phòng, chống cháy, nổ, vệ sinh kho, mua sắm trang thiết bị và
áp dụng các biện pháp nghiệp vụ để bảo quản tài liệu an toàn, lâu dài.
Riêng đối với tài liệu
bị hư hỏng do mưa, lũ, các đơn vị khẩn trương kiểm tra, thống kê, đánh giá hiện
trạng và phân loại theo mức độ hư hỏng. Tài liệu ẩm mốc, bết dính, rách nát hoặc
có nguy cơ xuống cấp phải được lập danh mục riêng, bố trí tại nơi khô ráo và
tách khỏi những tài liệu khác. Quá trình làm sạch, làm khô, phục hồi phải bảo đảm
không làm mất thông tin, xáo trộn hồ sơ hoặc ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của
tài liệu. Với tài liệu bị hư hỏng nặng, khó bóc tách hoặc chưa xác định khả
năng phục hồi, các đơn vị cũng phải thực hiện lập danh mục, ghi nhận hiện trạng và báo
cáo Sở Nội vụ để được hướng dẫn; không tự ý loại bỏ, tiêu hủy hoặc áp dụng biện
pháp có nguy cơ làm mất giá trị pháp lý, giá trị lịch sử của tài liệu.
Để tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước
về lưu trữ và bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức
bộ máy, đơn vị hành chính, UBND tỉnh giao Sở Nội vụ chủ động hướng dẫn,
đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện; tập trung hỗ trợ kiểm kê, chỉnh lý, bảo quản,
giao nộp và đề xuất biện pháp
bảo quản, phục hồi tài liệu. Cùng với việc kiểm tra, đánh giá chất lượng
chỉnh lý, thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ; hướng dẫn số hóa, lập hồ sơ
điện tử, Sở Nội vụ cũng kịp thời đề xuất biểu dương các tập thể, cá nhân thực
hiện tốt và cũng như tham mưu xử lý trách nhiệm đối với những trường hợp vi phạm
quy định pháp luật về lưu trữ.
Hân Linh